Arkivteneste

Arkivtenesta har det overordna faglege arkivansvaret for kommunen si informasjons- og dokumentasjonsforvalting og har støttefunksjon når det gjeld rutinar, opplæring og arkivfagleg rådgjeving til kommunen si leiing og alle avdelingar. 

Arkivtenesta har og ansvar for dagleg drift og kvalitetssikring av kommunen sitt sak/arkiv system og ein del fagsystem. Systema er med på å sikre at kommunen utfører oppgåver i samsvar med reglar for arkiv og offentlegheit. Samstundes som vi skal sikre ei ope forvaltning skal vi og ta vare på våre innbyggjarar sin rettigheitsdokumentasjon. 

Austrheim kommune har i hovudsak elektroniske arkiv, vi er medlem av Interkommunalt Arkiv Hordaland og det meste av papirarkiva er deponert hos dei. 

Austrheim kommune ønsker at innbyggjarane skal ha høve til å følgje med på kva som skjer i kommunen vår og vi har postliste med fulltekstpubliserte dokument tilgjengeleg via innsyn.

Post til Austrheim kommune

Dagleg vert all arkivverdig dokumentasjon skanna og journalført i vårt sak-/ arkivsystem, og det er via dette systemet sakshandsamarane mottek sin post. Dette gjeld både brevpost, e-post og anna elektronisk post.

Postlista vert oppdatert kvar virkedag, med nokre virkedagar forseinking slik at vi kan kvalitetssikre og kontrollere dokumenta før dei vert publisert på nett.

 

Trykk her for postlista til Austrheim kommune


 

Tenk på dette før du sender post til Austrheim kommune:

  • All inngåande post, utgåande post og interne notat er offentleg, om ikkje dokumentasjonen har innhald som er underlagt teieplikt.

  • Offentleg post er tilgjengeleg på internett via postlista til kommunen. Det vil seie at både du og andre kan lese brevet ditt eller e-posten din på innsyn.

  • E-post til kommmunen bør innehalde fullt navn, men ikkje andre personopplysningar som til dømes fødselsnummer. Sensitiv informasjon om helse og diagnoser skal ein ikkje sende pr. e-post. Da skal du istaden nytte  eDialog.
    På heimesida vår har vi og fleire elektroniske skjema som ein kan fylle ut og sende sjølv om det inneheld slik informasjon.
     

Vi gjer merksam på at dokument frå nokre av våre fagsystem ikkje er tilgjengeleg frå postlista. Dette gjeld fyrst og fremst dokumentasjon knytta til personar som til dømes klientarkiv og pasientarkiv innan PPT, helse- og omsorg. I tillegg er nokre arkivdelar i sak- /arkivsystemet ikkje publisert i den offentlege postjournalen. Dette gjeld saker med personopplysningar og/eller sensitive personopplysingar som barnehage, skule og startlån. Innimellom vil ein sjå dokument på postlista som ikkje er publisert, IP, desse inneheld då informasjon som ein ikkje kan gjere allmennt tilgjengeleg.

 Les meir om publisering av dokument  - §7 i offentlegforskrifta

 

Rett til innsyn i dokumentasjon

Spørsmål om innsyn kan rettast til Servicekontoret t. 56 16 20 00 eller post@austrheim.kommune.no.

Du har rett til å krevje innsyn i offentlege dokument. Alle saksdokument i kommunen er offentlege, om det ikkje er gjort unnatak som er heimla i lov. Kommunen skal likevel vurdere om dokument som ikkje er offentlege, heilt eller delvis kan gjerast kjende (meirinnsyn).

Krav om innsyn skal vi svare på så raskt som mogeleg, det kan eit par dagar å finne fram dokumentasjonen. Har du ikkje fått svar innan fem dagar er det å sjå på som avslag og du kan klage skriftleg til kommunen.

Ber du om innsyn i klientmapper vil vi føreta kontroll av identitet før vi sender dokumentasjonen.

I offentleglova kan du lese meir om rett til innsyn i offentleg verksemd

 

Søk i inn- og utgåande post

 

Søk i saker

 

 Dokumentasjon i samband med politiske møter

Saker til politiske møter blir publisert når innkallinga er klar. Vanlegvis blir sakene til formannskapsmøter sendt ut to veker før møte, medan til kommunestyret er det ei veke før møte. 

Protokollane vert publisert så raskt som mogeleg, vanlegvis i løpet av veka etter møtet.

Søk etter vedtak i politiske utval

Møteplan

Politikarane kan lese innkalling og saker med pålogging i IDporten i politikarportalen.  

 

 Informasjon om eldre arkiv

Dei eldre arkiva er avlevert Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH). Du kan tinge innsyn i avleverte papirarkiv på post@ikah.no og få tilgang til arkiva på IKAH sin lesesal i Bergen. 

I arkivportalen kan du sjå kva dokumentasjon som er tilgjengeleg hos IKA Hordaland.
Klikk her for å sjå arkivportalen for Austrheim kommune.

 

Ein del arkivmateriale er digitalisert og tilgjengeleg hos Digitalarkivet: 

Klikk her for å sjå katalogen i Digitalarkivet.

 

Nyttige lenker: 

IKA Hordaland

 


Sist oppdatert: 24.03.2022
Publisert: 04.12.2018